I Fløng ved Hedehusene møder medarbejderne i Høje-Taastrup Boligselskab på arbejde i driftsfællesskabets kontor i boligafdelingen Engvadgård. De samles omkring bordet i køkkenet og drikker en kop kaffe sammen klokken 7, inden de drager ud på deres opgaver i selskabets boligområder, der ligger med nogen geografisk spredning fra Taastrup, Hedehusene, Fløng og Trekroner.
Selskabets fem afdelinger blev tidligere driftet fra fire forskellige enheder – nogle af dem små kælderkontorer.
”Det var svært at ansætte og fastholde personale i nogle afdelinger, derfor opstod ideen om sammenlægningen,” forklarer Berit Breiner, formand for bestyrelsen i Høje-Taastrup Boligselskab.
Selskabet blev med beslutningen om at danne et driftsfællesskab også del af en tendens i den almene branche, hvor der generelt er fokus på, at lidt større driftsenheder gør det muligt at tilrettelægge både bedre og billigere boligdrift.
Bestyrelsen baner vejen
Det er også erfaringen i Høje-Taastrup Boligselskab, hvor bestyrelsen lagde mange mødetimer i at få aftaler om lokalisering af det nye kontor, personalenormering og forventningsafstemning med hver afdeling på plads. Hertil kommer ombygning og etablering af det nye fælles kontor, der kunne åbne i april 2020 – eller næsten da. For det var midt under corona-nedlukningen, så medarbejderne måtte pænt vente derhjemme med flyttekasserne pakket, indtil de i sensommeren kunne tage det nye kontor i brug.
”Nu efter et par års indkøring har vi et velfungerende ejendomskontor og et godt team. Og efter hvad jeg hører fra beboerne, er tilfredsheden stor. Nu får man lavet tingene hurtigt, og udearealerne er mere velholdte end før,” konstaterer Berit Breiner.
Medarbejderne fortæller lidt mere om rejsen dertil.
Det var hårdt i starten. Der var helt overvældende mange henvendelser. Det hobede sig op
Kim Christensen, driftsleder
Et bjerg af opgaver
Medarbejderne på ejendomskontoret består af et team på fire: En driftsleder, to servicemedarbejdere og en kontorassistent på deltid.
”Vi har et godt team og får opgaverne fra hånden – og så har vi det hyggeligt med hinanden,” siger Kim Christensen, der er driftsleder.
Sådan var det ikke i driftsfællesskabets spæde begyndelse, hvor kontoret nærmest blev løbet over ende.
”Det var hårdt i starten. Der var helt overvældende mange henvendelser. Det hobede sig op,” fortæller driftslederen. Han blev ansat i september 2020, et halvt års tid efter etableringen af driftsfællesskabet.
Samme oplevelse har kontorassistent Majbrith Wilborg Christensen, der tidligere fungerede som driftsansvarlig i en af selskabets små boligafdelinger, Rådhushaven med 41 rækkehuse. Her havde hun kontor i sin kælder og åbningstid for beboerne en dag om ugen.
”Jeg glædede mig til at få kolleger – nogen at sparre med, men det var svært i starten, hvem har hvilke kasketter på hvornår, når man sætter tre driftsledere sammen? Det var også en stor rodekasse, vi overtog,” siger hun og understreger, at det først var med ansættelsen af Kim, at der rigtig kom struktur på arbejdet.
Toiletsæde? Den klarer du selv
En af forklaringerne på bombardementet af opgaver viste sig at handle om et efterslæb, som skyldtes en ekstremt nøjsom tilgang til driften i nogle af boligafdelingerne. Kim giver et par eksempler:
”I en bolig skulle et toilet skiftes, hvorefter beboeren fik et brugt uden bræt – med besked om selv at sørge for det. Et andet sted hylede genveksleren i ventilationsanlægget. Det havde den åbenbart gjort siden 2018.”
Majbrith konstaterer:
”Der har været nogle meget tålmodige beboere i nogle af afdelingerne. Da driftsfællesskabet så blev etableret, kom de frem med de gamle ophobede ting.”
En hånd til at klare bunkerne
Både Kim og Majbrith fortæller, at de overvejede ’at kaste håndklædet i ringen’ på grund arbejdspresset. Men de blev. Og fra KAB rykkede en medarbejder ud for at hjælpe med at få bugt med bunkerne.
”Driftssupport i KAB deltog aktivt og hjalp os med at komme til bunds i det,” siger Kim.
Majbrith nikker og peger på, at det er et godt råd til andre, der måtte komme i samme situation:
”Der skal være en synlig driftschef, så et driftsfællesskab ikke bare overlades til sig selv. Der skal investeres energi fra KAB, men det blev der også”.
Ugeplan giver overblik
I dag er der ro på driften, og antallet af opgaver er stabiliseret. Driftsleder Kim Christensen har også arbejdet med at sætte opgaverne i driftsfællesskabet i system. Det er ikke mindst nødvendigt på grund af den geografiske afstand mellem boligafdelingerne. En fast ugeplan er et af redskaberne.
”Ugeplanen giver overblik over, hvilke afdelinger vi arbejder i på hvilke dage. Det sikrer, at vi ikke ligger og kører på kryds og tværs og spilder både tid og transportudgifter. Afdelingerne kan også se, at de får det, de skal have i forhold til fordelingen i driftsfællesskabet,” forklarer han og fortsætter:
”Der kan selvfølgelig være situationer, hvor vi er nødt til at køre ud i en afdeling fx gamle fru Jensen, som ikke kan lukke sin altandør. Men det er godt at have ugeplanen som rettesnor.”
Vores fælles projekt
I dag lader det til at både Kim og Majbriths ’håndklæder’ hænger solidt på knagen i Høje-Taastrup Boligselskab.
”Jeg har været ansat flere steder, men her oplever jeg, at jeg har været med til at bygge fællesskabet op. Jeg har mere ejerskab. Det her er vores fælles projekt,” siger Kim.
Majbrith supplerer:
”Det vigtigste er kommunikationen. At man kan tale om tingene. At man tør sige sin mening. Så kan det godt være, man støder hovederne lidt sammen, men det skal til for at finde sin plads. Vi sparrer om opgaverne, og vi har et rigtig godt samarbejde.”
Og Kim peger – ligesom formanden for selskabet – på, at også beboerne mærker driftsfælleskabet som et løft.
”Det vi hører er, at når de henvender sig, så sker der noget.”
