Forandringens vinde blæser i KAB-Fællesskabet, hvor en række større projekter og nye systemer skal gøre medarbejderne i stand til at arbejde smartere og omstille sig til nye krav og muligheder. I denne serie kommer du lidt tættere på dem, der står i spidsen for projekterne. Anden deltager i serien er Lone Skriver, der er projektdirektør i KAB.
1. Du hilser på en ny kollega, der lige er startet med at arbejde i KAB. Hvordan forklarer du kort, hvad du laver i relation til fremtidens boligservice?
Min opgave er at sikre, at KAB får en ny digital boligplatform, som er skræddersyet til KAB’s behov, og som understøtter processer på tværs af KAB-Huset og den lokale drift. Lad mig give et par eksempler.
Vi ved, at mange i dag har svært ved at skrive sig op til en bolig, fordi vores boligsøgning ikke er særlig brugervenlig. Det genererer unødvendige opkald. Vi ved også, at ejendomskontorerne bruger meget tid på manuelle opgaver, fx i forbindelse med godkendelse af vedligehold i boligerne. Hvis vi kan forenkle opskrivningsprocessen og automatisere arbejdsgangen ift. vedligehold, kan vi frigøre tid til nye opgaver og dermed give en bedre kunde-/beboerservice. I sidste ende handler det om at passe på huslejen og lægge vores arbejdsindsats dér, hvor det giver mest værdi for vores brugere, kunder og den lokale drift.
2. Hvorfor er det vigtigt med en ny boligplatform?
Hvis KAB fortsat skal være en effektiv og professionel administrator, skal vi tilbyde bedre digitale selvbetjeningsmuligheder og tænke systemunderstøttelse ind i vores arbejdsgange.
Mange boligsøgende ringer fx i dag til KAB-Huset og spørger: “Har I fået min lejekontrakt?” – og når de en dag flytter ud af deres bolig, ringer de og spørger: “Har I fået min opsigelse?” På samme måde har ejendomskontorerne en masse korrespondance frem og tilbage med beboerne fx forbindelse med vedligehold i boligerne, eller når der skal foretages fraflytningssyn. Det er besværligt og tidskrævende for alle. Fremover skal beboerne kunne logge på selvbetjeningsløsningen, følge deres sag og se status. Fraflytningssynet skal de også kunne booke selv via udvalgte tidsslots. Beboere, der ikke er digitalt stærke, skal selvfølgelig stadig have hjælp – og det får vi mere tid til.
3. Hvad, synes du, er svært ved opgaven?
Det er svært, fordi opgaven med at beskrive alle processer og arbejdsgange er så omfattende. Vi skal være ambitiøse – uden at være overambitiøse. Derudover stiller det krav til alle i KAB-Fællesskabet, da vi skal lære at arbejde på nye måder. Det betyder, at vi har en stor opgave foran os, når vi når til implementeringen, og det er udfordrende, fordi vi er en så stor gruppe. For mange medarbejdere vil det også indebære en kulturændring, men mine kollegaer og jeg i Center for Boligservice vil gøre alt, hvad vi kan for at sikre en god overgang fra det gamle til det nye.
Det har også været en stor opgave at udarbejde udbudsmaterialet til Boligplatformen, og her er der gjort et stort arbejde med at beskrive vores krav. På baggrund af det gode forarbejde og tilbudsmateriale arbejder vi videre med den kommende løsning, i samarbejde med den nye leverandør samt udvalgte medarbejdere fra den lokale drift og KAB-Huset. Den fase glæder jeg mig meget til at tage fat på.
4. Hvad kommer det til at ændre for medarbejdere og kunder?
Medarbejdere får et mere sammenhængende overblik deres opgaver, og de kunder, de er i kontakt med, og vil dermed kunne løse deres opgaver hurtigere og mere professionelt. Derudover forsvinder nogle manuelle opgaver, fordi de automatiseres. Vores primære brugere, som er boligsøgende og beboere, vil opleve, at der er én samlet indgang til KAB, hvor de kan betjene sig selv. Vi siger farvel til mange mails med vedhæftede filer og PDF-skemaer, der skal udfyldes og printes. Fremover uploades dokumentation via selvbetjeningen og arkiveres automatisk det rigtige sted i Boligplatformens database. I forhold til bestyrelsesmedlemmerne arbejder vi på en selvbetjeningsløsning, hvor de fx kan gemme referater m.m. på sikker vis.
5. Hvornår har du selv stået overfor en større forandring i dit liv – og hvordan tacklede du det?
Da mine børn var små, sad jeg i forældrebestyrelsen i deres SFO. Da der blev bygget en ny SFO, opstod der alvorlige støjproblemer, som gjorde personalet syge og gav børnene hovedpine. Fordi SFO’ens bestyrelse hører under skolebestyrelsen, var det svært at få vores bekymringer hørt. Da der skulle være valg til skolebestyrelsen, mødte vi en gruppe forældre op og krævede bedre samarbejde og dialog. Det endte med, at skolebestyrelsen trak sig, og jeg sagde ja til at stille op. Dagen efter blev jeg ringet op af skolelederen, som sagde: ”Er du klar over, at du har fået flest stemmer? Så bliver du også nødt til at være formand” Jeg var slet ikke klar til udfordringen, men endte med at sige ja, og sad på posten i fire år.
Det var en stor opgave, men også en værdifuld læring i forhold til at samarbejde på tværs – med både elever, forældre, lærere og ledelse. Vi fik kommunen i tale, og støjproblemerne blev løst. Erfaringen har præget min tilgang som leder: dialog og samarbejde er nøglen til at skabe fælles løsninger.
